Job Posting

Administrative Assistant

Community Living Kirkland Lake is a non-profit organization providing services and supports to individuals with an intellectual disability. The organization is searching for an Administrative Assistant who will be part of the administrative support team.

Position Overview

• Responsible for greeting visitors to the office and ascertaining nature of business and direct visitors to the appropriate person

§ Responsible for answering the telephone and directing calls

§ Provide clerical support to Directors, Supervisor and the Board of Directors

§ Record minutes at meetings and delivery and preparation of packages in advance of the meeting

§ Uploading of documents into the client data base system (AIMS)

§ Pick up, open and distribute mail

§ Set up and maintain manual and electronic filing system for forms

Qualifications

The successful applicant will have:

§ Office Administration diploma;

§ strong computer skills specifically in Microsoft Office Suite;

§ minimum two years’ experience;

§ ability to work independently, multi-task and be detail oriented;

§ ability to work in a fast paced environment;

§ excellent oral, written communication and analytical skills in both English and French

§ clear Vulnerable Section Screening

Compensation

§ Comprehensive benefit package including pension, health, dental, and vision coverage and paid time off.

If you are interested in applying for this position, please forward your resume on or before May 26, 2025 at 1 pm, EST to:

Community Living Kirkland Lake

Attention: Vicki Boulley, Director of Human Resources

P.O. Box 274

Kirkland Lake, ON P2N 3H7 or

E-mail vicki.boulley@clkl.org

Thank you to all the applicants for their interest, however; only those selected for an interview will be contacted.

In accordance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, Community Living Kirkland Lake will provide accommodation, accessible format and communication supports for the interview process upon request.

Offre d’emploi

Adjointe administrative ou adjoint administratif

Intégration communautaire Kirkland Lake est un organisme sans but lucratif qui offre des services et du soutien aux personnes ayant une déficience intellectuelle. L’organisme est à la recherche d’une adjointe administrative ou d’un adjoint administratif qui fera partie de l’équipe de soutien administratif.

Aperçu du poste

• Accueillir les visiteurs au bureau, s'assurer de la nature de leur visite et diriger les visiteurs vers la personne appropriée

§ Responsable de répondre au téléphone et d’acheminer les appels

§ Fournir un soutien administratif aux directeurs, aux superviseurs et aux membres du conseil d’administration

§ Rédiger les procès-verbaux des réunions et livrer et préparer les trousses avant les réunions

§ Télécharger les documents dans le système de gestion de l’information (SGI)

§ Ramasser, ouvrir et distribuer le courrier

§ Mettre en place et tenir à jour un système de classement manuel et électronique pour les formulaires

Qualifications

La candidate ou le candidat retenu devra :

§ Être titulaire d’un diplôme en administration de bureau;

§ Posséder de solides compétences en informatique, particulièrement dans la suite Microsoft Office;

§ Avoir au moins deux ans d’expérience de travail;

§ Être capable de travailler de façon autonome, d’exécuter plusieurs tâches en même temps et d'avoir le souci du détail;

§ Être capable de travailler dans un environnement au rythme rapide;

§ Posséder d’excellentes compétences en matière de communication orale et écrite, en anglais et en français, et de fortes capacités d'analyse;

§ Être en mesure de fournir une vérification des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables sans empêchement.

Rémunération

§ Ensemble complet d’avantages sociaux, y compris les régimes de retraite, de soins médicaux, de soins dentaires et de soins de la vue, ainsi que les congés payés

Si vous souhaitez poser votre candidature à ce poste, veuillez faire parvenir votre curriculum vitæ au plus tard le 26 mai 2025, à 13 h (heure de l’Est) :

Intégration communautaire Kirkland Lake

À l’attention de : Vicki Boulley, directrice des ressources humaines

C. P. 274

Kirkland Lake (Ontario) P2N 3H7 ou

Courriel vicki.boulley@clkl.org

Nous remercions toutes les personnes de leur intérêt; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec celles qui auront été retenues pour une entrevue.

Conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, Intégration communautaire Kirkland Lake s’engage à fournir des mesures d’adaptation, des formats accessibles et du soutien en matière de communication pour le processus d’entrevue, sur demande.